Arrangera en föreställning

Här kommer en liten arrangörsguid om att arrangera en föreställning, från första steget att fatta beslut om vilken föreställning som ska köpas in till att föreställningen ska framföras på plats. 

Börja med att göra en inventering av den/de lokaler som kan vara möjliga att arrangera scenkonst i. De tekniska kraven som måste uppfyllas är t.ex. att: 

  • Spelytan och takhöjden räcker till. Räkna bort ribbstol, lampor, fläktrör etc. Publikplatserna ordnar arrangören om inte annat anges.
  • Den elektriska utrustningen är tillräcklig. Ta gärna råd av lokalens elansvariga.
  • Det fasta eller inhyrda ljudet fungerar i de fall det behövs
  • Det går att mörklägga lokalen ordentligt vid behov. Oftast menas ”kolsvart” dels för ljuseffekternas skull, dels för att publiken blir mer koncentrerad. Vanliga gardiner och persienner räcker inte till.
  • Det finns omklädningsrum el. dyl. med dusch i närheten av spellokalen
  • Du vet var in- och utlastning kan ske på smidigaste sätt
  • Vid dansföreställningar tillkommer några krav som att: Spelytan har ett sviktande golv som lämpar sig för dans
  • Temperaturen i lokalen går att få upp till 22 grader


Besluta

Planera tillsammans med din arbetsgrupp vilken föreställning som ska inköpas. Scenkonstportalens priser är i regel ett pris exklusive resa, logi, traktamente och ev. moms (om inte annat anges), och villkoret för t.ex. 2:a föreställningens pris är att den sker i samma lokal och dag. Kontrollera prisuppgifter med producenten! Kontakta scenkonstgruppen för ett lämpligt speldatum. Lämna följande uppgifter:

  • Val av föreställning
  • Datum och klockslag
  • Orten där arrangemanget skall äga rum, lokal med adress och vägbeskrivning
  • Kontaktperson med telefon-, fax- och mobilnummer samt mejladress
  • Målgruppen (publikens ålder, ev. barn med särskilda behov)

Efter överenskommelse mellan dig och scenkonstgruppen, upprättar gruppen ett föreställningskontrakt. Gruppen förser dig också med det informationsmaterial som finns för scenkonstproduktionen.


Föreställningsdagen

Inför och på föreställningsdagen, tänk på att:

  • Ställa i ordning spellokalen innan gruppen kommer som t.ex. rena golv, ta bort ovidkommande saker, stänga av störande ljud som ringsignal och fläkt.
  • Tillgängligheten är passande så att ev. rullstolar kommer in, hörslinga finns etc.
  • Kontaktpersonen har avsatt tid och kan finnas till hands under hela besöket
  • Någon finns på plats i spellokalen och tar emot gruppen när den kommer samt att det finns behörig personal (personer över 18 år som kan lyfta och bära tungt) på plats i de fall då bär-, bygg- och rivhjälp behövs
  • Respektera överenskommet klockslag för föreställningen
  • All personal skall informeras om när, var, hur och vilken scenkonstgrupp som kommer till deras arbetsplats
  • Alla berörda barn och vuxna i förväg är förberedda på vad föreställningen handlar om
  • Alla vet hur de ska göra – vänta utanför eller gå och sätta sig och så vidare. Ibland kan gruppen behöva hjälp med själva insläppet
  • Meddela publik och press om arrangemanget måste ställas in

Självklart påverkar yttre omständigheter hur föreställningen blir. Se därför till att scenkonstgruppen blir väl omhändertagen hos dig. En lättare fika kan göra susen! Bästa tänkbara förutsättningar ger också bästa tänkbara föreställning!


Försäkringsansvar vid turnerande föreställning

  • Det är alltid arrangören som är ansvarig enligt arbetsmiljölagen.
  • Det är alltid skolan som är ansvarig för lokalen under skoltid. Det är dock teaterns ansvar att kolla så lokalen, utrymningsvägar etc. är uppfyllda enligt lagen.
  • Vid osäkerhet kring lokalen och ansvar och så vidare bör ett regionalt skyddsombud kontaktas.
  • Alternativt kan man kontakta brandmyndigheten för en inspektion före föreställningen ifall man misstänker att allt inte är uppfyllt. Det blir då lokalhållaren, skolan och/eller kommunen som får betala. Arrangörer är också de som hyr en lokal. Men lokalhållaren måste/är skyldig att se till att lokalen är i lagligt skick. Teatergruppen har alltid rätt att bryta kontraktet om lokalen inte uppfyller kraven.

För mer tips och råd, kontakta din regionala scenkonstkonsulent!